*: Pedoman Pengelolaan SIAPHUT

KATA PENGANTAR

Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi Assesmen Pembangunan Kehutanan (SIAPHUT) ini disusun sebagai acuan dalam pengelolaan SIAPHUT, baik di pusat maupun di daerah. Beberapa hal pokok yang diatur dalam pedoman ini antara lain mencakup : Mekanisme Kelembagaan, Sumberdaya Manusia, Basis Data, Perangkat Keras, Jaringan Komunikasi Data, Perangkat Lunak, Penganggaran serta Pelaporan dalam pengelolaan SIAPHUT. Dengan adanya pedoman ini diharapkan penyelenggaraan pengelolaan SIAPHUT akan dapat berjalan dengan optimal sesuai dengan maksud, tujuan dan sasaran pengembangan SIAPHUT.

Kami menyadari bahwa pedoman ini masih memiliki berbagai kekurangan, baik dari segi isi, bahasa maupun cara penyajiannya. Oleh karena itu kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan pedoman ini. Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan pedoman ini disampaikan ucapan terimakasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya.

Semoga bermanfaat.

Jakarta, Desember 2007

Kepala Pusat

Rencana dan Statistik Kehutanan

Ir, Basoeki Karyaatmadja, MSc

NIP. 080.057.295

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sistem Informasi Assesmen Pembangunan Kehutanan (SIAPHUT) merupakan sistem informasi yang terintegrasi antara pusat (Badan Planologi Kehutanan) dan daerah (BPKH) yang mampu menyediakan data terkini tentang sumberdaya hutan dan hasil-hasil pembangunan kehutanan. Sistem ini ditunjang dengan mekanisme kelembagaan, sarana perangkat keras, jaringan komunikasi data, perangkat lunak, basis data, peosedur serta sumberdaya manusia.

Pembangunan SIAPHUT telah dimulai sejak tahun 2003 dan setiap tahun dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian, pengelolaan SIAPHUT selama ini dirasakan masih belum optimal. Hal ini disebabkan oleh berbagai kendala, antara lain : keterbatasan data yang tersedia, adanya error/bug dalam aplikasi, keterbatasan SDM, kurangnya dukungan instansi terkait, belum adanya protokol pengumpulan dan pengolahan data, gangguan pada perangkat keras, serta belum adanya pedoman pengelolaan SIAPHUT yang bersifat menyeluruh.

Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka dipandang perlu untuk menyusun pedoman pengelolaan SIAPHUT yang bersifat menyeluruh, baik di tingkat pusat maupun daerah.

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan pedoman pengelolaan SIAPHUT ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan SIAPHUT baik di tingkat Pusat maupun Daerah/BPKH.

Tujuannya adalah agar penyelenggaraan pengelolaan SIAPHUT baik di tingkat Pusat maupun Daerah/BPKH dapat terlaksana secara optimal, yaitu mengelola SIAPHUT secara terpadu, terintegrasi, tepat guna dan bermanfaat bagi para pengguna baik pengambil keputusan ataupun pihak lain yang terkait.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pedoman ini ialah pengelolaan SIAPHUT baik di Pusat maupun Daerah/BPKH yang mencakup : Mekanisme kelembagaan, Sumberdaya Manusia, Basis Data, Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Jaringan Komunikasi Data, Penganggaran dan Pelaporan.

D. Pengertian / Definisi

Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan:

Basis data / Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam suatu file atau beberapa file.
Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media.
Identitas Pengguna ( Account) adalah data pengguna yang perlu dicatat untuk mendapatkan alokasi ruang dalam mengoperasikan perkantoran elektronis dengan memasukkan kode akses.
Informasi adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan.
Jaringan Komputer Global (Internet) adalah kumpulan jaringan komputer yang saling terhubung dan menganut konsep terbuka, sehingga informasi yang ada didalamnya dapat diakses secara luas.
Jaringan Lokal (Local Area Network, LAN) adalah sekelompok komputer dengan perangkat pendukungnya yang terhubung dan dapat berkomunikasi dalam area kerja tertentu.
Kode Akses (Password) adalah kombinasi huruf, angka dan karakter khusus sebagai pengenal dan pengaman dalam mengakses sistem komputer.
Penyimpan Data (Disk Storage, Storage Devices) adalah perangkat keras yang digunakan sebagai sarana menyimpan data dalam bentuk elektronik.
Penyedia Layanan Internet (Internet Service Provider, ISP) adalah suatu kegiatan usaha yang menyediakan layanan akses ke jaringan internet.
Perangkat Lunak Aplikasi adalah sebagai interface untuk menuliskan pesan yang akan dikirimkan kepada orang lain termasuk situs web.
Perangkat Lunak Jaringan adalah sarana untuk dapat berhubungan dengan komputer lain melalui jaringan, sehingga pertukaran data dapat terjadi dengan mudah.
Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau pengelolaan data yang meliputi memasukkan isi variabel tertentu ke dalam database.
Program adalah serangkaian instruksi yang memerintah komputer tentang apa yang harus dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakannya.
Sistem Basis Data (Database System) adalah sistem yang memuat data yang terorganisasi dengan baik sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali secara elektronis.
Sistem Pengamanan (Security System) adalah sistem yang dibangun untuk mencegah pengaksesan secara tidak sah dan perusakan, serta menjamin kerahasiaan data.
Tingkat Otoritas adalah tingkat suatu proses pemberian ijin berdasarkan keabsahan identitas untuk dapat mengakses atau menggunakan Iayanan atau untuk mengakses informasi.

II. PENGELOLAAN SIAPHUT

A. Pengelolaan di Tingkat Pusat

1. Mekanisme Kelembagaan

a. Pengelolaan SIAPHUT dikoordinasi oleh Sub Bidang Pengelolaan Sistem Jaringan, Bidang Statistik Kehutanan. Penanggung Jawab SIAPHUT adalah Kepala Sub Bidang Pengelolaan Sistem Jaringan.

b. Kewenangan dan Tanggung jawab :

1) Standarisasi dan pengembangan konsep, definisi dan seluruh aspek pengelolaan SIAPHUT.

2) Pembinaan dan pemantauan teknis SIAPHUT

3) Mengkoordinasikan penyelenggaraan SIAPHUT antar eselon / wilayah

4) Melaksanakan pelatihan tentang Pengelolaan SIAPHUT

c. Pengoperasian, Pemeliharaan dan Pengamanan

1) Pengoperasian SIAPHUT :

(a) Mengoperasikan pengelolaan SIAPHUT (aplikasi web)

(b) Memanfaatkan perangkat / infrastruktur SIAPHUT hanya untuk mendukung aplikasi SIAPHUT

2) Pemeliharaan Infrastruktur SIAPHUT terdiri dari dua tingkat :

(a) Tingkat pertama, pendukung pemeliharaan yang disediakan oleh Sub Bidang Pengelolaan Sistem Jaringan / Internal Departemen Kehutanan.

(b) Tingkat kedua, pendukung pemeliharaan yang disediakan melalui kerjasama kontraktor / vendor eksternal.

3) Pengamanan

(a) Pengamanan dilakukan melalui kode akses (password), Identitas Pengguna (Account), Tingkat Otoritas (Authorization Level) .

d. Pengelolaan Program Aplikasi SIAPHUT

1) Program aplikasi SIAPHUT harus selalu diperbaharui sesuai dengan perkembangan / kebutuhan.

2) Setiap ada perubahan program aplikasi SIAPHUT harus di dokumentasi dalam CD dan disosialisasikan pada para penggunanya.

2. Sumberdaya Manusia

a. Petugas pengelola SIAPHUT pusat ditunjuk dan ditetapkan dengan Keputusan Kepala Pusat Rencana dan Statistik Kehutanan. Petugas Pengelola SIAPHUT terdiri dari Administrator dan Operator yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Sub Bidang Pengelolaan Sistem Jaringan.

b. Tugas dan tanggungjawab petugas SIAPHUT pusat adalah :

1. Pemanfaatan infrastruktur SIAPHUT hanya boleh dimanfaatkan untuk aplikasi SIAPHUT

2. Administrator bertugas mengelola program aplikasi dan sistem basis data SIAPHUT

3. Operator bertugas memasukkan dan memutahirkan (update) data atau informasi ke dalam aplikasi SIAPHUT.

c. Sumberdaya Manusia pengelola SIAPHUT diarahkan untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan melalui berbagai pelatihan untuk melaksanakan tugas-tugasnya, yaitu antara lain analisa sistem, pemrograman, sistem pengelolaan jaringan, serta pengelolaan basis data. Jenis pelatihan lain disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi

d. Apabila memungkinkan, kepada petugas SIAPHUT dapat diberikan insentif resmi yang tercantum dalam DIPA Pusat Rencana dan Statistik Kehutanan.

3. Basis Data

a. Pada prinsipnya isi data atau informasi mengacu pada program / kebijakan Departemen Kehutanan dengan memperhatikan ketersediaan data yang mencakup sumberdaya hutan dan hasil-hasil kegiatan pembangunan kehutanan.

b. Basis data merupakan kompilasi dari provinsi atau nasional. Namun demikian apabila ketersediaan datanya memungkinkan, isi basis data mencakup tingkat kabupaten.

c. Sumber data SIAPHUT diperoleh dengan koordinasi dengan UPT Dephut, Dinas Kehutanan Provinsi dan Eselon I lain yang terkait serta instansi lain diluar Departemen Kehutanan yang dipandang perlu

d. Input / Entry data dilakukan pada aplikasi web SIAPHUT.

e. Upload/Download data sharing dari UPT/BPKH dilakukan minimal setiap akhir bulan.

f. Dalam membangun dan mengelola program aplikasi SIAPHUT, harus menggunakan sistem basis data MySQL atau Oracle.

g. Setiap pegguna database wajib mentaati aturan main yang berlaku dan disesuaikan dengan hak akses ke dalam sistem basis data.

h. Administrator basis data wajib melakukan backup database ke dalam media tape backup secara periodik. Hasil backup/recovery database harus disimpan di tempat yang aman dan terpisah dengan ruangan server.

i. Aplikasi interface atau aplikasi antar muka digunakan untuk mentransfer data dari basis data lain ke basis data SIAPHUT.

4. Perangkat Keras

a. Setiap perangkat keras termasuk perangkat komunikasi data perlu diinventarisir berdasarkan nama, jenis, spesifikasi dan kondisinya.

b. Pengelolaan perangkat keras yang mencakup pemeliharaan / pergantian / upgrade dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dan atau perkembangan teknologi dan dilakukan secara teratur / periodik / insidentil disesuaikan dengan kebutuhan.

c. Setiap pengguna perangkat keras SIAPHUT diwajibkan bertanggung jawab menjaga kebersihan alat dan lingkungan bekerja.

d. Para pengguna wajib menghindari makan, minum dan merokok di depan komputer/peripheralnya serta menjauhkan barang-barang yang dapat merusak perangkat keras.

5.Perangkat Lunak

a. Setiap perangkat lunak termasuk perangkat lunak komunikasi data perlu diinventarisir berdasarkan nama, jenis dan kondisinya.

b. Pemeliharaan/Penggantian/Upgrade dilakukan dengan service atau update perangkat keras termasuk perangkat lunak komunikasi data yang dilakukan secara teratur / periodik dan insidentil disesuaikan dengan kebutuhan.

c. Program aplikasi SIAPHUT berbasis internet dan dapat diakses oleh masyarakat luas.

d. Hasil pengembangan SIAPHUT harus diinstall ke dalam jaringan komputer (server) dan duplikat source programnya harus di dokumentasikan dalam bentuk CD.

e. Untuk memudahkan bagi pengguna SIAPHUT, setiap pembangunan SIAPHUT harus dilengkapi buku panduan dalam bentuk hard copy maupun soft copy yang tersimpan dalam CD baik dalam bentuk file pdf maupun doc.

f. Setiap pengembangan program aplikasi SIAPHUT harus disosialisasikan kepada penggunanya.

6. Jaringan Komunikasi Data

Komunikasi data dalam rangka pengelolaan SIAPHUT dilakukan melalui fasilitas internet yang telah dimiliki oleh Departemen Kehutanan.

7. Penganggaran

a. Penganggaran untuk pengelolaan SIAPHUT diusulkan setiap tahun sesuai dengan rencana kebutuhan tahun yang bersangkutan.

b. Anggaran SIAPHUT digunakan untuk membiayai pelatihan SDM, pengadaan/pemeliharaan/penggantian/ perangkat keras dan perangkat lunak, rapat pembahasan, pemutahiran data , honor petugas dan lain-lain.

8. Pelaporan

a. Jenis Laporan

a.1.Laporan Periodik

Laporan periodik dibuat setiap triwulan dan tahunan . Isi laporan mencakup : kompilasi data daerah dan perkembangan pelaksanaan SIAPHUT.

a.2. Laporan Insidentil

Laporan insidentil dibuat sewaktu-waktu apabila dipandang perlu. Isi laporan terbatas pada hal-hal yang sangat penting yang perlu dilaporkan.

b. Mekanisme Pelaporan

Penanggung jawab SIAPHUT ( Kepala Sub Bidang Pengelolaan Sistem Jaringan Kehutanan melaporkan kepada Kepala Bidang Statistik Kehutanan selanjutnya kepada Kepala.Pusat Rencana dan Statistik Kehutanan.

B. Pengelolaan di Tingkat UPT / BPKH

1. Mekanisme Kelembagaan

a. Pengelolaan SIAPHUT pada BPKH dikoordinasikan oleh Kepala Seksi Informasi Sumber Daya Hutan sebagai penanggung jawab pengelolaan SIAPHUT di daerah.

b. Kewenangan dan Tanggung jawab :

1) Pengelolaan operasional SIAPHUT (aplikasi back office)

2) Pengelolaan SIAPHUT sesuai wilayah kerja BPKH

3) Pemantauan SIAPHUT pada pemakai langsung

c. Pengoperasian, Pemeliharaan dan Pengamanan

1) Pengoperasian SIAPHUT :

(a) Mengoperasikan pengelolaan SIAPHUT (Back Office)

(b) Memanfaatkan perangkat / infrastruktur SIAPHUT hanya untuk mendukung aplikasi SIAPHUT.

2) Pemeliharaan Infrastruktur SIAPHUT terdiri dari tiga cara :

(a) Dilakukan pemeliharaan yang dilakukan secara swakelola.

(b) Pemeliharaan yang dilakukan oleh Tim Pusat Rencana dan Statistik Kehutanan (Pusat) Departemen Kehutanan.

3) Pengamanan

(a) Pengamanan dilakukan melalui kode akses (password), Identitas Pengguna (Account) dan Tingkat Otoritas (Authorization Level) .

2. Sumberdaya Manusia

a. Petugas pengelola SIAPHUT daerah ditunjuk dan ditetapkan dengan Keputusan Kepala Balai Pemantapan Kawasan Hutan (BPKH). Petugas SIAPHUT terdiri dari Administrator dan Operator yang bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Informasi Sumberdaya Hutan.

b. Tugas dan tanggungjawab petugas SIAPHUT daerah adalah :

1) Administrator bertugas mengelola program aplikasi dan sistem basis data SIAPHUT

2) Operator bertugas memasukkan data atau informasi ke dalam aplikasi SIAPHUT.

c. Sumberdaya Manusia pengelola SIAPHUT diarahkan untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan melalui berbagai pelatihan untuk melaksanakan tugas-tugasnya, yaitu antara lain analisa sistem, pemrograman, sistem pengelolaan jaringan, serta pengelolaan basis data dan jenis pelatihan lain disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi

d. Apabila memungkinkan, kepada petugas SIAPHUT daerah dapat diberikan insentif resmi yang tercantum dalam DIPA BPKH.

3. Basis Data

a. Isi data pada prinsipnya isi data atau informasi mengacu pada program / kebijakan Departemen Kehutanan dengan memperhatikan ketersediaan data yang mencakup sumberdaya hutan dan hasil-hasil kegiatan pembangunan kehutanan lingkup wilayahnya.

b. Basis data merupakan kompilasi dari provinsi atau wilayahnyal. Namun demikian apabila ketersediaan datanya memungkinkan, isi basis data mencakup tingkat kabupaten.

c. Sumber data SIAPHUT diperoleh dengan koordinasi dengan Dinas Kehutanan Provinsi dan Dinas Kehutanan Kabupaten yang terkait serta instansi lain diluar Departemen Kehutanan .

d. Input / Entry data berdasar hasil koleksi data.

e. Upload/Download data sharing dari BPKH/UPT daerah dilakukan minimal setiap akhir bulan.

f. Dalam membangun dan mengelola program aplikasi SIAPHUT, harus menggunakan sistem basis data MySQL atau Oracle.

g. Setiap pengguna basis data wajib mentaati aturan main yang berlaku dan disesuaikan dengan hak akses ke dalam sistem basis data.

h. Basis data wajib dibuat backupnya ke dalam media tape backup secara periodik. Hasil backup/recovery database harus disimpan di tempat yang aman.

4. Perangkat Keras

a. Setiap perangkat keras termasuk perangkat komunikasi data perlu diinventarisir berdasarkan nama, jenis, spesifikasi dan kondisinya.

c. Setiap pengguna perangkat keras SIAPHUT diwajibkan bertanggung jawab menjaga kebersihan alat dan lingkungan bekerja.

d. Para pengguna wajib menghindari makan, minum dan merokok di depan komputer/peripheralnya serta menjauhkan barang-barang yang dapat merusak perangkat keras.

5.Perangkat Lunak

a. Setiap perangkat lunak termasuk perangkat lunak jaringan komunikasi data perlu diinventarisir berdasarkan nama, jenis dan kondisi.

c. Program aplikasi SIAPHUT berbasis internet dan dapat diakses oleh masyarakat luas.

d. Hasil pengembangan SIAPHUT, harus diinstall ke dalam jaringan komputer (server) dan duplikat source programnya harus didokumentasikan dalam bentuk CD.

f. Setiap penemuan permasalahan program aplikasi SIAPHUT harus diinformasikan dan dilaporkan kepada penanggung jawab SIAPHUT di BPKH.

6. Jaringan Komunikasi Data

Komunikasi data dalam rangka pengelolaan SIAPHUT dilakukan melalui fasilitas internet. Untuk itu pemilihan Internet Service Provider (ISP) dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Mampu membangun media penghubung akses internet dari ISP sampai ke sistem jaringan LAN yang ada di Kantor Balai Pemantapan Kawasan Hutan.

b. Mampu menyediakan layanan akses internet selama 24 (dua puluh empat) jam per hari dengan lebar jalur (bandwith) sesuai kebutuhan dan fasilitas lain yang diperlukan sepanjang jangka waktu yang ditentukan.

c. Memiliki kestabilan koneksi jaringan komunikasi data / telpon.

d. Memiliki pelayanan pendukung yang profesional.

e. Mampu melakukan konfigurasi yang dibutuhkan dengan baik.

7. Penganggaran

a. Penganggaran untuk pengelolaan SIAPHUT diusulkan setiap tahun sesuai dengan rencana kebutuhan tahun yang bersangkutan.

b. Anggaran SIAPHUT digunakan untuk membiayai pelatihan SDM, pengadaan/pemeliharaan/penggantian/ perangkat keras dan perangkat lunak, rapat pembahasan, pemutahiran data, honor petugas dan lain-lain.

8.Pelaporan

a. Jenis Laporan

a.1.a. Laporan Periodik

Laporan periodik dibuat setiap triwulan dan tahunan . Isi laporan mencakup : Kondisi SDM, data, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer, permasalahan, dan saran pemecahan / upaya yang telah ditempuh dll.

a.2.a. Laporan Insidentil

Laporan insidentil dibuat sewaktu-waktu apabila dipandang perlu. Isi laporan terbatas pada hal-hal yang sangat penting yang perlu dilaporkan.

b. Mekanisme Pelaporan

Penanggung jawab SIAPHUT (Administrator dan Operator) melaporkan kepada Kepala Seksi Informasi Sumberdaya Hutan untuk diteruskan kepada Kepala BPKH dan selanjutnya kepada Kepala Pusat Rencana dan Statistik Kehutanan.

III. PENUTUP

Keberhasilan pengelolaan SIAPHUT sangat tergantung pada beberapa faktor secara sinergis, yaitu komitmen dan dedikasi sumberdaya manusia pengelolanya, pengoperasian perangkat keras dan perangkat lunak yang tepat, pengisian dan pemutahiran basis data secara kontinyu serta mengacu kepada pedoman yang berlaku. Hal lain yang tak kalah pentingnya adalah peran serta aktif dan semua pihak yang terkait untuk berkontribusi terutama dalam pengelolaan data / informasi yang dibutuhkan.

Pengelolaan SIAPHUT yang optimal diharapkan akan dapat menciptakan sistem informasi yang terintegrasi antara pusat dan daerah / regional dalam penyediaan data dan informasi yang lengkap dan akurat mengenai sumberdaya hutan dan hasil-hasil kegiatan pembangunan kehutanan.

Pedoman pengelolaan aplikasi SIAPHUT ini bersifat dinamis dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi.